Documentazione per l'utente

 

Visualizza

La visualizzazione delle liste e' un buon mezzo per accedere ai documenti se non avete un'idea precisa di cosa cercare. Ci sono quattro modi per navigare nell'archivio: per settori disciplinari, per anno, per autore e per tipologia del materiale.

Potete navigare nell'archivio sia selezionando "Visualizza" dalla pagina iniziale sia dalla barra di navigazione nella parte superiore della videata. Poi scegliete in quale modalita' volete navigare, per esempio "settori disciplinari".

Comparira' una lista di possibili valori, selezionate uno di essi e otterrete un elenco di riferimenti a documenti dell'archivio, se presenti, che corrispondono a quel valore. Per accedere ad un documento basta cliccare sul relativo riferimento.

Nella pagina dell'abstract dovreste essere in grado di vedere quali soggetti sono associati a quel documento. Cliccando su uno di questi soggetti sarete riportati alla relativa videata di navigazione per settore disciplinare.

Ricerca

L'archivio permette due livelli di ricerca: semplice e avanzato. Sono simili, ma il livello avanzato permette di eseguire una ricerca piu' raffinata mediante l'utilizzo di piu' campi. Potete accedere alla ricerca semplice tramite il link ''Ricerca'' nell'archivio sulla pagina iniziale oppure tramite la barra di navigazione nella parte superiore della videata. Per fare una ricerca avanzata usate il link di ricerca avanzata nella parte alta della pagina di ricerca semplice.

Campi di ricerca testuale

Sono utilizzati per fare una ricerca in campi specifici quali, ad esempio il campo abstract o il campo autore. In questi campi c'e' un'area di inserimento del testo ed un menu a tendina alla sua destra.

Digitate i termini di ricerca scelti nel box. Avete la possibilita' di decidere in che modo il sistema utilizzera' i termini di ricerca selezionando una delle opzioni del menu a tendina posto a destra del box di inserimento dei dati.

Trova tutti, in qualsiasi ordine. Nell'esempio il sistema andra' alla ricerca dei record nei quali il titolo, l'abstract o le parole chiave contengano entrambe le parole ''patient'' e ''care''.
Trova almeno uno.

Nell'esempio mostrato il sistema andra' alla ricerca di qualsiasi record che contenga o il termine ''patient'' o il termine ''care'' in uno qualsiasi dei campi titolo, abstract o parole chiave.

Trova la frase esatta. In questo caso il sistema andra' alla ricerca dei record in cui i termini scelti compaiono esattamente come li avete digitati. Nell'esempio il sistema recuperera' qualsiasi record con la frase ''patient care'' nel titolo, nell'abstract o nelle parole chiave.
 

Liste di valori

Queste liste vi permettono di selezionare uno o piu' valori da una lista offerta dal sistema. Se non selezionerete alcun valore da queste liste il sistema ignorera' questo campo (cioe' recuperera' record con un valore qualsiasi di questo campo).

Nei casi in cui ogni singolo record possa assumere piu' di un valore tra quelli della lista, potete inoltre cambiare strategia di ricerca selezionando ''Almeno uno di questi'' oppure ''Tutti'' dal menu a tendina posto a destra della lista.

Almeno uno di questi. Selezionando questa opzione verranno recuperati i record cui e' associato almeno uno dei valori scelti.
Tutti. Selezionando questa opzione verranno recuperati solo i record cui sono associati tutti i valori da voi scelti.
 

Anni

Facendo la ricerca nel campo anno avete la possibilita' di specificare un singolo anno o un intervallo di anni che vi interessano:

1999 recupera solo i record dove l'anno e' ''1999'';
1987-1990 recupera i record degli anni tra il 1987 ed il 1990 inclusi;
1995- recupera i record dell'anno 1995 o successivi;
-1998 recupera i record degli anni sino al 1998 incluso.

Campi Si/No

Alcuni campi possono assumere valore si o no, per esempio il campo ''Vagliato da referee''. In questo caso, il campo di ricerca vi fa specificare se volete recuperare i record che hanno il valore SI o NO in tale campo, o se invece non avete preferenze, nel qual caso il campo non viene usato ai fini del recupero.

Registrazione

Per accedere ad alcuni servizi, quali il servizio di deposito di documenti, e' necessario registrarsi presso il sistema in modo che esso possa identificarvi. Quando vi registrate presso il sistema potete registrare un nome utente ed una password che devono esere confermati. Il sistema vi inviera' tramite un messaggio e-mail un URL al quale convalidare la password.

Per registrarsi nell'archivio come autori, ed avere la possibilita' di depositare i propri documenti, bisogna mandare una e-mail a cinfo@unicam.it con i propri dati: nome, cognome, ruolo e struttura di appartenenza. L'amministratore di Archivio E-Prints, dopo aver provveduto all'inserimento dell'autore nell'archivo, comunichera' via e-mail all'autore username e password d'accesso per entrare nell'area autori.

Prima di iniziare il caricamento di documenti e' necessario compilare un form con alcuni dati personali all'indirizzo (http://193.204.12.15/perl/users/record), il messaggio e-mail di registrazione conterra' istruzioni su come procedere. Questo stesso form dovra' essere usato per modificare i dati dell'utente una volta che si sia registrato.

Deposito di record

La prima cosa da fare dopo la registrazione e' compilare il vostro record-utente utilizzando il form all'indirizzo http://193.204.12.15/perl/users/record Quando cliccate su ''Deposita documento'', comparira' un'opzione che dice ''Vedi/cambia il tuo record-utente'': selezionate tale opzione. Il form record-utente e' descritto qui sotto.

Una volta che abbiate correttamente compilato il vostro record-utente, la pagina ''Deposita documento'' mostrera' un certo numero di opzioni e tutti i documenti da voi presentati ma non ancora approvati da un revisore. Le opzioni sono descritte piu' sotto. Tenete presente che le opzioni e le informazioni che appaiono possono variare leggermente, a seconda che voi stiate procedendo ad un deposito o piuttosto abbiate qualche lavoro in sospeso nell'archivio principale.

Il record-utente

Il record-utente serve a mantenere le informazioni per comunicare con voi. Alcune di queste informazioni verranno associate agli eprints che caricherete; alcune altre hanno un mero scopo di archivio interno. Informazioni generali quali il vostro nome, indirizzo URL e indirizzo e-mail sono pubbliche, percio' e' sconsigliabile indicare l'indirizzo di casa. (Di solito non e' richiesto un indirizzo postale.) Le informazioni sul vostro sistema operativo servono unicamente a consentire all'amministratore di sistema di aiutarvi in caso di problemi.

Inserite l'informazione richiesta nel form. Le caselle dove il nome del campo (a sinistra della casella) ha un asterisco sono campi obbligatori che e' necessario compilare prima di depositare documenti nell'archivio.

Tenete presente che il sistema e' stato predisposto in modo da non consentirvi di modificare il vostro indirizzo e-mail in questa maschera: infatti, nel caso vi capitasse inavvertitamente di inserire un indirizzo e-mail sbagliato, il sistema non sarebbe piu' in grado di contattarvi. Le istruzioni per modificare il vostro indirizzo e-mail sono reperibili nell'''Area degli utenti registrati''.

Se il vostro browser vi permette di usare il tasto tabulatore per spostare il cursore tra le caselle, potrete evitare di cliccare in ciascuna casella prima di inserire i dati e cio' rendera' l'operazione di inserimento molto pie' veloce.

Non appena avrete inserito i dati richiesti, cliccate sul bottone ''Aggiorna il record'' in fondo al form. Se il form e' stato compilato correttamente sarete riportati alla pagina ''Deposita documento''. Se nel form con la descrizione dell'errore. Correggete l'errore e cliccate nuovamente su su ''Aggiorna il record''.

Il vostro spazio di lavoro

Se avete iniziato a caricare un documento, potete anche decidere di completare il caricamento in un secondo tempo, e potete cominciare con un altro documento. I documenti che state caricando stanno nel vostro spazio di lavoro.

Se il vostro spazio di lavoro e' vuoto, il che capitera' la prima volta che visiterete la pagina, vedrete il bottone ''Cliccate qui per iniziare il caricamento di un documento''. Questo bottone vi permettera' di un record vuoto nel vostro spazio di lavoro e di cominciare a lavorarci.

Se vi sono documenti nel vostro spazio di lavoro vedrete un elenco di tali documenti con alcuni bottoni di opzione. Nell'elenco verra' mostrato il il titolo di ciascun documento o il suo codice identificativo nel caso non abbiate ancora attribuito un titolo. I bottoni di opzione sono:

Elimina Se selezionate un documento e cliccate su questo bottone, quel documento verra' rimosso dal vostro spazio di lavoro ed eliminato definitivamente. Vi sara' chiesta prima una conferma, percio' non preoccupatevi di cliccare involontariamente sul bottone. L'eliminazione di un documento non ha effetto sui cloni di quel documento.
Edita Se selezionate un documento nel vostro spazio di lavoro e cliccate sul questo bottone sarete in grado di procedere con l'operazione di deposito di quel documento.
Deposita Quando ritenete di aver completato il caricamento del documento e delle informazioni ad esso associate, allora potrete selezionare il documento e cliccare su questo bottone per depositare il documento nell'archivio. Tenete presente che se ci sono problemi riguardo al documento (per esempio, se il caricamento di un file del documento non e' andato a buon fine o se le informazioni bibliografiche associate non sono considerate valide) vi sara' permesso depositare il documento sino a quando il problema non sara' stato risolto. l procedimento di deposito e' descritto nella sezione seguente.
Nuovo Questo bottone crea un record nuovo e da' inizio al procedimento di deposito.
Crea un clone Questo bottone crea un clone del documento selezionato dall'elenco. Cio' e' utile se state depositando un certo numero di documenti con informazioni simili. Potete compilare le informazioni comuni, creare un clone e poi modificare il clone in modo da non inserire le stesse informazioni due volte.

 

Il processo di deposito

Il processo di deposito si articola in diverse fasi. Potete passare da una all'altra usando i pulsanti ''Indietro'' and ''Avanti'' nella parte inferiore di ogni videata. Questo dovrebbe essere semplice per gli utenti abituati a usare l'interfaccia tipo ''wizard'' diffusa in molti sistemi operativi correnti.

Non preoccupatevi di perdere le informazioni inserite cliccando il pulsante ''Indietro'' su un form: nel momento in cui lo cliccate, il sistema conserva tutto cio' che avete inserito. Tuttavia, quando depositate i lavori non utilizzate il tasto ''Indietro'' del browser.

Nelle sezioni che seguono sara' descritta ciascuna fase del processo.

Tipo di deposito

In questa videata dovete selezionare l'opzione che meglio descrive il vostro lavoro, ad esempio ''atti di congresso'' o ''articolo di rivista (impaginato)''. L'opzione che sceglierete qui determinera' l'informazione bibliografica relativa al vostro deposito che il sistema raccogliera' in fasi successive.

Quindi cliccate il tasto ''Avanti''.

Successione/Commenti

L'archivio e' in grado di associare versioni diverse dello stesso lavoro, come anche commenti e risposte ai commenti. In questo modo il lettore puo' spostarsi facilmente tra le varie versioni, i commenti e le risposte.

Se il lavoro che state depositando e' una versione successiva di un lavoro che avete gia' depositato nell'archivio, indicate il relativo codice ID nella casella ''Versione successiva di''. Se avete usato l'opzione ''Clona'' nella pagina ''Revisione dei documenti'' , questa maschera sara' gia' compilata, ma potra' essere sovrascritta.

Per trovare l'ID di un documento, utilizzate la funzione di Search dell'archivio. Puo' essere utile tenere aperta un'altra finestra del browser in cui eseguire questa ricerca, in modo da poter copiare e incollare il codice ID sul form di destinazione.

Se state depositando un commento a un lavoro presente nell'archivio, indicate il suo codice ID nel box ''Commenti su''. Se volete rispondere a un commento, indicate nel box il codice ID del commento a cui state rispondendo.

Potete accertarvi di avere indicato correttamente i codici ID cliccando sul tasto ''Verifica ID'' in fondo alla pagina. Il sistema indichera' a quali lavori si riferiscono gli ID, cosi da permettervi di verificare l'inserimento corretto dei codici. Tenete presente che il sistema non vi permettera' di procedere con il deposito se inserite un codice ID non valido.

Potete naturalmente lasciare le caselle vuote se il vostro lavoro non e' una versione successiva di un altro, un commento o una risposta. Cliccate sul tasto ''Avanti'' quando siete certi che le informazioni che avete inserito sono corrette.

Tenete presente che il sistema non vi permettera' di depositare una versione successiva di un lavoro inserito da qualcun altro.

Informazioni bibliografiche

Poi vi verra' chiesto di inserire le informazioni bibliografiche relative al vostro lavoro. Le caratteristiche richieste dipendono dal tipo di deposito che avete selezionato nella prima fase.

Sopra a ciascun campo di inserimento vi sara' una breve spiegazione del contenuto previsto per quel campo. A sinistra di ogni campo di inserimento vi e' il nome del campo stesso. Se questo e' accompagnato da un asterisco, si tratta di un campo che va obbligatoriamente compilato prima che si possa depositare il lavoro; altri campi sono facoltativi.

Sono elencati di seguito i tipi di campi da compilare:

Box di testo

Semplice. Si tratta solo di inserire le informazioni rilevanti, o copiarle e incollarle direttamente dal documento.

Menu a tendina.

Basta selezionare l'opzione piu' appropriata dal menu a tendina.

Box di controllo.

Servono per indicare valori Si e No.

Liste.

Selezionate una o piu' opzioni appropriate dalla lista.

Intervalli di pagine.

Digitate la prima pagina dell'intervallo nel box di sinistra, e l'ultima nel box a destra. Se l'intervallo e' costituito da un'unica pagina, basta indicare il numero di pagina nel box di sinistra, lasciando vuoto quello a destra.

Nomi.

Potete inserire il vostro titolo, nome, cognome. Potete tralasciare il il titolo, se preferite. Talvolta inserirete un elenco di nomi. In questi casi potrete aggiungere ulteriori box per i nomi cliccando sul bottone ''Altri Spazi'' situato a destra. I box vuoti vengono ignorati.

Per togliere dei nomi da un elenco e' sufficiente eliminare il nome dal proprio box lasciandolo vuoto. Non preoccupatevi se lasciate un box vuoto in mezzo a un elenco: il sistema ricompattera' la lista.

 

Una volta inserite le informazioni, cliccate sul tasto ''Avanti''. Se vi sono delle omissioni nei dati, il sistema indichera' l'errore e ripresentera' la maschera, in modo da permettervi di risolvere i problemi.

Come per i record-utente, la maggior parte dei browser vi permettera' di utilizzare il tasto di tabulazione per spostarvi tra i campi di inserimento, dandovi la possibilita' di inserire le informazioni rapidamente.

Categorie di soggetto

In fase di inserimento delle categorie di soggetto, dovete selezionare dall'elenco il soggetto o i soggetti che meglio rappresentano il contenuto del vostro lavoro. Cercate di essere quanto piu' possibile precisi, ed evitate di selezionare numerose categorie se siete incerti; scegliete soltanto le categorie di cui siete sicuri.

Se ritenete che vi sia una grave omissione nell'elenco delle categorie di soggetto, potete suggerire una nuova categoria nei due box posti sotto l'elenco. Non date per scontato che l'archivio accetti il vostro suggerimento; non offendetevi se esso non sara' aggiunto all'elenco. Lo scopo di questa maschera e' esclusivamente quello di darvi la possibilita' di suggerire categorie che secondo voi costituiscono realmente delle gravi omissioni.

Una volta selezionate le vostre categorie di soggetto, cliccate sul bottone ''Avanti''.

Formati di archiviazione dei documenti

Questa pagina vi mostra i file che avete caricato nell'archivio. La tabella mostra a sinistra l'elenco dei formati che potete caricare, e nella colonna centrale il numero di files che avete caricato in quel formato.

Se volete caricare dei files in un certo formato o rimuoverne alcuni, cliccate sul tasto ''Caricamento/Edita''. Con questo comando vi verra' presentata la maschera ''Caricamento dei file'' descritta nella prossima sezione.

Per eliminare tutti i files in un certo formato, cliccate sull'apposito bottone ''Elimina''.

Ricordate che e' necessario caricare file aventi almeno uno dei formati elencati in carattere grassetto.

Il formato ''Altri'' vi permette di caricare il documento in qualsiasi altro formato riteniate utile.

Quando ritenete di avere caricato tutti i files, cliccate sul bottone ''Finito''. Avrete poi la possibilita' di accertarvi del corretto caricamento, e di compiere gli aggiustamenti necessari.

Una volta cliccato sul bottone ''Finito'' di questa pagine, passerete alla alla pagina ''Verifica del deposito'' descritta in una sezione successiva.

Caricamento dei files

Se non sono stati caricati files in un particolare formato, vi verra' presentato un menu di caricamento da dove potrete selezionare la modalita' di deposito dei vostri files nell'archivio.

File locali.

Scegliete questa opzione se volete caricare cosi come sono dei file che avete nel vostro computer. Se avete, ad esempio un file in formato PDF del nel vostro hard disk, scegliete questa opzione. Se dovete caricare piu' di un file con questo metodo (ad esempio un file HTML e un file di immagine associato in formato .gif) allora digitate il numero dei files che desiderate caricare nel box ''Numero di files da caricare''.

Da un sito Web esistente.

Se il vostro lavoro e' gia' in Web, questa opzione vi permettera' di specificarne l'URL. Il software dell'archivio copiera' il vostro documento dal sito Web. Tuttavia questa opzione richiede cautela; vi consigliamo di consultare la sezione ''Caricamento da un sito Web esistente''.

Files compressi mediante ZIP o archivi TAR

e' possibile che il vostro lavoro sia suddiviso in diversi files separati. Capita spesso se il lavoro e' in formato HTML e contiene immagini. Queste due opzioni vi permettono di usare lo strumento ZIP (disponibile in tutti i sistemi operativi) o gli strumenti ''tar'' e ''compress'' (usati comunemente nei sistemi UNIX) per raggruppare tutti i file in un unico file compattato.

Ora cliccate sul bottone ''Caricamento''.

Se avete selezionato ''file locali'' (file di testo) o state caricando un file compresso, vi sara' presentata una maschera dove potrete o digitare per esteso il nome del file e il percorso del file o del file compresso in un campo di testo, oppure (preferibile) cliccate sul pulsante ''Sfoglia...'', e selezionate il file utilizzando il selettore1 di file. Se state caricando piu' di un file, vi sara' un numero corrispondente di questi campi da compilare.

Se avete selezionato ''da un sito Web esistente'', indicate l'URL completo della prima pagina dell'effettivo documento; non limitatevi a indicare l'URL del sito Web dove compare il documento o l'URL di un indice. Consultate la sezione ''Caricamento da un sito Web esistente'' piu' avanti.

Una volta inseriti i nomi o URL dei file, cliccate sul tasto ''Caricamento''. Sarete riportati alla schermata ''Caricamento del file''.

Almeno uno dei files deve comparire per primo. In molti casi (es. PDF, Postscript) vi sara' un unico file; se ne avete caricati di piu', dovrete selezionare quello che va presentato per primo. Si trattera' del primo file del documento che il lettore vedra': il file .html se il documento e' in formato HTML, o la pagina dell'indice se il documento si estende su diversi documenti HTML caricati. Usate il bottone ''Mostra per primo'' per comunicare al sistema quale file deve apparire per primo.

I bottoni ''Elimina'' a destra della tabella possono essere usati per rimuovere singoli files che avete caricato per errore. ''Elimina tutti i file'' fara' piazza pulita (solo per questo formato di archiviazione) in modo da permettervi di ricominciare.

Potete continuare a caricare piu' file come prima. Se avete completato il caricamento di tutti i files, cliccate su ''Finito''. In questo modo sarete riportati alla pagina ''Formato di archiviazione dei documenti''.

Caricamento da un sito Web esistente

Quando fornite all'archivio un URL da dove recuperare il documento, l'archivio conserva una copia del file archiviato presso quell'URL. Se l'URL corrisponde a un file HTML, l'archivio copiera' anche le immagini associate a quel file, oltre ad altri files HTML ad esso linkati.

Dovete fornire l'URL della prima pagina del documento stesso: NON l'URL dell'intero sito Web, o quello di qualsiasi pagina di indice che elenchi numerosi documenti, la pagina di Index o dell'abstract.

http://www.myinstitution.edu/~myhomepage/paper.html E NON www.myinstitution.edu/~myhomepage/

Allo scopo di impedire all'archivio di cercare di copiare tutto il World Wide Web seguendo ogni singolo link, nel raccogliere il vostro documento il sistema applica alcune regole:

Vengono recuperati solo files raggiunti da link ''relativi''. Ad esempio, se l'HTML contiene un link a node1.html, sara' copiato node1.html. Se il link punta a http://somewebsite.edu/bar.html, quell'URL non sara' copiato.

Vengono recuperati soltanto files che si trovano alla stessa profondita' o a profondita' maggiore nella gerarchia dei files del sito Web. Per esempio, se un link punta a /index.html o a ../index.html, il file non sara' copiato.

Questo modo di caricare i lavori non puo' garantire una riuscita del 100%. Tuttavia di solito funziona molto bene.

Se qualcosa non funziona, di solito e' meglio selezionare ''Elimina tutti i file'' dalla maschera ''Caricamento dei files'', e tentare un'altra modalita' di caricamento.

Verifica del deposito

Questa pagina mostrera' l'abstract del vostro documento cosi come come apparira' nell'archivio. Dovete controllare con attenzione che tutte le informazioni siano state caricate correttamente. Ricordate che il vostro lavoro non comparira' negli elenchi delle ''versioni disponibili'' o ''commenti/risposte'' in fondo alla pagina; cio' e' normale.

Dovete anche controllare che i file del documento siano stati caricati correttamente, comprese le immagini associate e i link. Se individuate un un errore, potete usare i bottoni ''Indietro'' dei form (non il bottone ''Indietro'' del vostro browser) per ripercorrere il processo di deposito e sistemare eventuali errori.

Se siete convinti che non vi siano errori e che anche il caricamento sia corretto, e se avete letto, capito e siete in osservanza dell'accordo in fondo alla pagina, cliccate il tasto ''Deposita'' per depositare il lavoro nell'archivio. A questo punto il vostro lavoro sara' inserito nell'archivio temporaneo.


eCUM e' stato realizzato con EPrints 3 - Sistema gestito da Centro Servizi Informatici e Sistemi Informativi - CINFO Unicam. Per informazioni contattare Cristina Soave (UniCAM) e Sara Morici (UniMC)